Theo các hướng dẫn của ngành Giáo dục và thông tin từ Cục Quản lý chất lượng (Bộ Giáo dục và Đào tạo), việc trường học đổi tên hoặc sáp nhập không làm mất giá trị pháp lý của các hồ sơ, học bạ, bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ đã được cấp. Người học không phải làm lại các giấy tờ này chỉ vì trường thay đổi tên gọi.
Đối với học sinh đang theo học, nhà trường sẽ tiếp tục quản lý hồ sơ theo quy định. Khi cần xác nhận hoặc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, đơn vị được giao quản lý sổ gốc có trách nhiệm thực hiện theo quy định, bảo đảm thông tin thống nhất với giấy tờ đã cấp trước đó. Trường hợp cần đối chiếu giữa tên trường cũ và tên trường mới, cơ sở giáo dục có thể cấp văn bản xác nhận về sự kế thừa pháp lý.
Đối với học bạ và hồ sơ học sinh phổ thông, việc đổi tên trường cũng không đồng nghĩa phải đổi toàn bộ giấy tờ. Khi học sinh chuyển trường hoặc tiếp tục học ở cấp học tiếp theo, hồ sơ được sử dụng theo quy định hiện hành; các trường đối chiếu, tiếp nhận và quản lý thông tin trên cơ sở hồ sơ gốc.
Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng từng khẳng định việc đổi tên trường sau sắp xếp đơn vị hành chính hoặc tổ chức lại mạng lưới trường học không phải là yêu cầu bắt buộc trên phạm vi toàn quốc.
Việc điều chỉnh tên trường (nếu có) do địa phương quyết định để phù hợp với thực tế quản lý. Vì vậy, phụ huynh không nên tự ý chỉnh sửa hoặc xin cấp lại học bạ, hồ sơ nếu chưa có thông báo chính thức từ nhà trường hoặc cơ quan quản lý giáo dục.
Theo các chuyên gia giáo dục, điều quan trọng là thông tin của học sinh được lưu trữ liên tục, chính xác trong hệ thống quản lý; bảo đảm quyền lợi học tập, chuyển trường, xét tốt nghiệp và sử dụng hồ sơ về sau, dù tên cơ sở giáo dục có thay đổi.
