Thực hiện chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả; để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đảm bảo toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, MTTQ Việt Nam tỉnh và các tổ chức chính trị-xã hội tỉnh, các ban cán sự đảng, đảng đoàn, Báo Gia Lai, Trường Chính trị tỉnh, các Huyện ủy, Thị ủy, Thành ủy, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy (sau đây viết tắt là các cơ quan, tổ chức đảng) khi sáp nhập, kết thúc hoạt động được quản lý tập trung, thống nhất theo nguyên tắc không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ theo quy định.
Theo đó, Văn phòng Tỉnh ủy đề nghị các cơ quan, tổ chức đảng quan tâm thực hiện các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó lưu ý một số nội dung cụ thể như:
Về công tác văn thư, mở sổ văn thư mới để thực hiện đăng ký, quản lý, theo dõi văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức đảng sau khi sáp nhập, thành lập mới đi vào hoạt động. Thực hiện lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ tên gọi, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16-12-2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Khi các cơ quan, tổ chức đảng chia, tách, giải thể, sáp nhập, kết thúc hoạt động phải nộp con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu; thực hiện thủ tục khắc mới con dấu theo quy định. Trường hợp các cơ quan, tổ chức đảng cần giữ con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử thì trao đổi, thống nhất với cơ quan công an trong việc bàn giao, tiếp nhận, lưu trữ con dấu hết giá trị sử dụng theo quy định hiện hành.
Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng khi giải thể, sáp nhập, kết thúc hoạt động phải được quản lý tập trung thống nhất theo nguyên tắc không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ; tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được thu thập, chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Những hồ sơ, tài liệu công việc chưa giải quyết xong, phải được bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức giải thể, sáp nhập, kết thúc hoạt động, đối với Đảng ủy Khối các Cơ quan và Doanh nghiệp tỉnh; Ban Bảo vệ, Chăm sóc sức khỏe cán bộ tỉnh; các ban cán sự đảng khi kết thúc hoạt động thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Đối với các đảng đoàn: Ủy ban MTTQ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, khi kết thúc hoạt động thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, sắp xếp, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Ủy ban MTTQ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh.
Đối với Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, Ban Dân vận Tỉnh ủy, Báo Gia Lai khi hợp nhất thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
Đối với Ban Tuyên giáo và Ban Dân vận cấp huyện khi hợp nhất; trung tâm chính trị cấp huyện khi sáp nhập thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, sắp xếp, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cấp ủy huyện để quản lý đến hết thời hạn lưu trữ hiện hành.
