Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ chính quyền số

(GLO)- Thực hiện chủ trương chuyển đổi số và cải cách hành chính, Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ) phối hợp với các địa phương đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ, từng bước hình thành nguồn dữ liệu số phục vụ quản lý nhà nước và xây dựng chính quyền số.

Tăng tốc số hóa phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy

Theo ông Mai Ngọc Hoàng - Trưởng Phòng Chuyển đổi số và Phát huy giá trị tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử, việc số hóa được triển khai theo quy trình chặt chẽ, từ khảo sát, lập danh mục chi tiết từng phông tài liệu, lựa chọn đơn vị thực hiện đến kiểm tra, nghiệm thu và bảo đảm an toàn thông tin.

chinh-quyen-so-1.jpg
Tài liệu sau khi số hóa được nhập vào phần mềm quản lý lưu trữ; khi cần tra cứu, chỉ cần nhập từ khóa hoặc tiêu đề là có thể nhanh chóng tìm thấy. Ảnh: Trọng Lợi

“Chúng tôi ưu tiên số hóa các phông tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tần suất khai thác cao. Qua đó từng bước hình thành nguồn tài nguyên dữ liệu số phục vụ công tác quản lý, điều hành, đồng thời đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của người dân và DN” - ông Hoàng cho biết.

Đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã số hóa 39 phông lưu trữ với hơn 3,83 triệu trang tài liệu. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Trung tâm, sẵn sàng phục vụ khai thác theo quy định.

Năm 2025 đánh dấu bước chuyển quan trọng khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động từ ngày 1-7-2025. Trước yêu cầu bảo đảm tính liên tục trong quản lý và khai thác hồ sơ sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo triển khai đồng bộ công tác số hóa tài liệu tại các địa phương.

Theo đó, ưu tiên số hóa tài liệu cấp huyện và cấp xã đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Kết quả, toàn tỉnh đã hoàn thành số hóa hơn 5,36 triệu trang tài liệu, góp phần quan trọng bảo đảm việc quản lý, tra cứu và khai thác hồ sơ thuận lợi sau khi tổ chức lại bộ máy.

Mặc dù đạt được những kết quả bước đầu, công tác số hóa tài liệu trên địa bàn tỉnh vẫn gặp không ít khó khăn. Theo thống kê, khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, địa phương còn rất lớn, ước hơn 20.000 m tài liệu, tương đương khoảng 100 triệu trang.

Trước khi số hóa, các đơn vị phải tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, nhất là đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Nhiều tài liệu giấy đã cũ, mực phai hoặc rách nát; một số tài liệu có khổ lớn như bản đồ hoặc được đóng thành quyển dày, đòi hỏi thiết bị chuyên dụng và quy trình xử lý kỹ thuật phù hợp.

Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ lưu trữ số tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các đơn vị liên quan vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Trong khi khối lượng dữ liệu số ngày càng tăng, tỉnh vẫn chưa có kho lưu trữ số tập trung cấp tỉnh, khiến việc quản lý, khai thác dữ liệu chưa thật sự đồng bộ.

Ngoài ra, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa và lưu trữ số còn hạn chế, trong khi hoạt động này đòi hỏi chi phí lớn để bảo đảm các tiêu chuẩn về chuẩn hóa dữ liệu, lưu trữ tập trung, sao lưu và bảo mật thông tin.

Hướng tới xây dựng kho lưu trữ số

Theo ông Lâm Trường Định - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, thời gian tới đơn vị sẽ tập trung xử lý dứt điểm khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, địa phương, đồng thời xác định rõ giá trị tài liệu để phục vụ số hóa.

chinh-quyen-so-2.jpg
Công chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện số hóa tài liệu. Ảnh: Trọng Lợi

Trước mắt, Trung tâm sẽ triển khai hiệu quả kế hoạch số hóa tài liệu của chính quyền các cấp trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Cụ thể, giai đoạn 2025-2026, đơn vị sẽ tập trung số hóa khoảng 3.000 m giá tài liệu (tương đương 22,6 triệu trang) trong giai đoạn 2010-2020 của các cơ quan cấp huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang bảo quản tại kho của Trung tâm. Đồng thời xây dựng đề án chỉnh lý hơn 17.000 m giá tài liệu tồn đọng của các cơ quan cấp huyện thuộc tỉnh Bình Định (cũ) và tỉnh Gia Lai. Với giai đoạn 2026-2027, đơn vị tiếp tục số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn sau khi chỉnh lý, với khối lượng dự kiến khoảng 4.000 m giá, tương đương 20 triệu trang tài liệu.

Cùng với đó, Trung tâm sẽ triển khai xây dựng kho lưu trữ số theo định hướng nền tảng lưu trữ số dùng chung do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề xuất, bảo đảm khả năng kết nối dữ liệu từ Trung ương đến địa phương.

Theo ông Định, việc xây dựng kho lưu trữ số không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác dữ liệu. Trung tâm đã tham mưu Sở Nội vụ kiến nghị UBND tỉnh quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống máy chủ, lưu trữ, sao lưu và bảo mật dữ liệu; đồng thời đào tạo cán bộ về nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu điện tử và an toàn thông tin.

Về lâu dài, dữ liệu lưu trữ số sẽ được kết nối với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, từng bước cung cấp dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến và chia sẻ dữ liệu phục vụ người dân, DN. Qua đó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Các tin khác

Anthropic đề xuất cơ chế đình chỉ các mô hình AI nguy hiểm tại Mỹ

Anthropic đề xuất cơ chế đình chỉ các mô hình AI nguy hiểm tại Mỹ

(GLO)- Công ty công nghệ Anthropic (Mỹ) được cho là đã giới thiệu với các nghị sĩ nước này một dự thảo luật về an toàn trí tuệ nhân tạo (AI), trong đó đề xuất cho phép tòa án liên bang đình chỉ việc phát hành hoặc sử dụng các mô hình AI có nguy cơ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng.

Đưa Viettel Tammi đến với hơn 20.000 sinh viên Trường Đại học Quy Nhơn

Đưa Viettel Tammi đến với hơn 20.000 sinh viên Trường Đại học Quy Nhơn

(GLO)- Tối 15.10, Hội Sinh viên Trường Đại học Quy Nhơn phối hợp với Viettel Gia Lai tổ chức ký kết thỏa thuận hợp tác triển khai ứng dụng Viettel Tammi, hướng đến số hóa hoạt động Hội, nâng cao hiệu quả kết nối và hỗ trợ hơn 20.000 sinh viên tiếp cận thông tin, tiện ích số.

Ủy ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường khảo sát chuyển đổi số tại Gia Lai

Ủy ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường khảo sát chuyển đổi số tại Gia Lai

(GLO)- Ngày 14-10, Đoàn giám sát chuyên đề của Ủy ban Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã giám sát thực tế tại Gia Lai về thực hiện chính sách, pháp luật về chuyển đổi số theo Nghị quyết số 57-NQ/TW giai đoạn 2024-2026. Phó Chủ nhiệm Ủy ban Trần Văn Khải - Phó Trưởng đoàn, chủ trì buổi làm việc.

Số hóa hồ sơ cư trú, chuẩn hóa dữ liệu phục vụ quản lý

Số hóa hồ sơ cư trú, chuẩn hóa dữ liệu phục vụ quản lý

(GLO)- Công an tỉnh Gia Lai đang đẩy nhanh số hóa hồ sơ cư trú, nhằm hình thành nguồn dữ liệu điện tử thống nhất, chính xác và an toàn. Việc này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cư trú, giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ công tác nghiệp vụ của lực lượng.

Khởi động Chương trình phát triển nhân tài lượng tử

Khởi động Chương trình phát triển nhân tài lượng tử

(GLO)- Ngày hội thông tin thuộc Chương trình phát triển nhân tài lượng tử vừa được tổ chức vào ngày 13-10. Sự kiện đánh dấu bước chuyển của Năm Lượng tử Gia Lai 2026 từ hoạt động phổ biến khoa học và trải nghiệm công nghệ sang giai đoạn phát triển nhân tài chuyên sâu.

Apple HomeView: Màn hình thông minh tích hợp trợ lý AI

Apple HomeView: Màn hình thông minh tích hợp trợ lý AI

(GLO)- Apple vừa giới thiệu HomeView, thiết bị màn hình thông minh hướng đến vai trò trung tâm điều khiển ngôi nhà kết nối. Sản phẩm kết hợp màn hình 7 inch, trợ lý Siri AI, gọi video FaceTime, giải trí và quản lý thiết bị gia dụng, chú trọng khả năng cá nhân hóa và bảo vệ dữ liệu người dùng.

Gia Lai phấn đấu vào top 10 cả nước về chính quyền số

Gia Lai phấn đấu vào top 10 cả nước về chính quyền số

(GLO)- UBND tỉnh Gia Lai vừa ban hành Quyết định số 4155/QĐ-UBND phê duyệt Kế hoạch chuyển đổi số giai đoạn 2026-2030. Mục tiêu trọng tâm là đưa Gia Lai trở thành một trong những địa phương dẫn đầu về chuyển đổi số khu vực miền Trung và Tây Nguyên.

Công đoàn phường An Phú ra mắt mô hình "Tư vấn pháp luật và trợ lý ảo AI trực tuyến"

Công đoàn phường An Phú ra mắt mô hình "Tư vấn pháp luật và trợ lý ảo AI trực tuyến"

(GLO)- Sáng 10-10, Công đoàn phường An Phú (tỉnh Gia Lai) tổ chức Hội nghị công bố quyết định thành lập 3 Công đoàn cơ sở (CĐCS) và ra mắt mô hình “Tư vấn pháp luật và trợ lý ảo AI công đoàn trực tuyến”; đồng thời tập huấn kỹ năng số, ứng dụng AI, bảo đảm an ninh, an toàn trên không gian mạng.

Gần 200 cán bộ phường Thống Nhất được tập huấn kỹ năng số

Gần 200 cán bộ phường Thống Nhất được tập huấn kỹ năng số

(GLO)- Sáng 10-10, Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo phường Thống Nhất (tỉnh Gia Lai) phát động hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số quốc gia, Ngày Công dân số Việt Nam năm 2026 và tập huấn kỹ năng số cho gần 200 cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trên địa bàn.