Theo dự thảo, phạm vi hướng dẫn được mở rộng, bao gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực giao dịch. Đây là những thủ tục được người dân, tổ chức thực hiện thường xuyên tại các cơ quan có thẩm quyền.
Một nội dung đáng chú ý liên quan trực tiếp đến quản lý sổ chứng thực là cách ghi số chứng thực. Dự thảo đề xuất số chứng thực bản sao từ bản chính được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực, thay vì lấy số theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Tương tự, số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực, không lấy số theo lượt người yêu cầu. Đối với chứng thực giao dịch, số chứng thực được ghi theo từng việc, không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản giao dịch.
Dự thảo cũng quy định rõ hơn về việc giải quyết hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu hẹn, ghi rõ thời gian trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. Nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở, phiếu hẹn phải thể hiện cả thời gian và địa điểm trả kết quả.
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, dự thảo nêu rõ bản sao phải có đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ tại trung tâm phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chỉ thực hiện chứng thực sau khi xác định nội dung phù hợp.
Dự thảo cũng tiếp tục làm rõ những loại bản chính không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao như: giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung; giấy tờ có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; giấy tờ có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; giấy tờ của nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định và một số trường hợp khác.
